采购文件中RFI、RFQ、RFP、IFB的区别

采购文件是寻求潜在供应商提案的工具。在价格为主要选择依据时，常使用标书、投标或报价等术语。若重点考量技术能力或方法，则会使用建议书相关术语。采购文件的常用名称包括信息邀请书（RFI）、投标邀标书（IFB）、建议邀请书（RFP）、报价邀请书（RFQ）等。具体术语可能因行业或采购地点而异。

信息邀请书（RFI）

RFI是获取产品、服务或供应商信息的请求文件。它是一个信息请求，对双方均无约束力，通常在特定物品请购前使用。

建议邀请书（RFP）

RFP是用于稳固采购流程中的报价或议价过程的请求文件。它允许采购人员在未确定最佳资源之前，广泛收集供应商信息进行谈判。

RFP使用时需注意以下几点：

1. 向某一供应商提供信息时，必须向所有供应商提供；如果允许某供应商修改方案，所有供应商也应有修改方案的机会。

2. 采购方应能就提案中任何不清楚的问题与供应商进行协商和谈判。

3. 应考虑为供应商为此提案付出的时间和建议支付补偿，以避免供应商提供了优质方案，而其他供应商以更低价格投标。

报价邀请书（RFQ）

在私营部门，RFQ通常与RFP视为相同。但在某些组织中，RFQ用于计划目的的近似信息获取，需在请求中明确说明。在联邦政府采购中，RFQ仅用于获取计划信息。

RFQ、RFI、RFP和IFB的使用顺序通常在采购规划阶段，RFI用于明确需求，RFP用于获取提案建议，RFQ用于招标前的报价参考，IFB用于为所有供应商提供提供最佳方案的平等机会。

IFB在以下条件下适用：规范书和工作说明书已清晰定义；采购金额足够大；法规或企业规程强制要求；其他方法不适用。正式招标流程成本较高，其他方法能提供必要信息时，不应使用IFB。